Правила деловой переписки по электронной почте

Деловая переписка по email

В то время, когда мы пишем письмо приятелю либо родственнику, то можем позволить себе фактически каждые вольности. Возможно не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, применять сленг основное, дабы было ясно, о чем обращение.

А вот в случае если мы пишем незнакомому либо малознакомому человеку и желаем получить от него ответ, то направляться учитывать кое-какие правила.

Правила общения

1. Неизменно показывайте тему письма.

Поле Тема должно быть заполнено в любом случае и весьма нужно, дабы оно соответствовало содержанию сообщения.

Желаете Вы, к примеру, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: Запись на консультацию (05.03).

Правила деловой переписки по электронной почте

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

В то время, когда Вы получаете от кого-то письмо, то на него возможно ответить тремя методами:

  1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо
  2. Надавить на особое поле для ответа внизу сообщения
  3. Применять кнопку Ответить

При рабочий переписке отвечать направляться третьим методом, другими словами надавить на кнопку Ответить.

Откроется новое письмо, повторяющее то, которое Вы взяли. Тема такая же, лишь с приставкой Re:, изначальный текст всецело процитирован.

Это общепринятая форма ответа и Вы в ней ничего не должны поменять. Другими словами тему оставляете такую, как указана (с Re:), процитированный текст не удаляете. Убрать его возможно лишь в том случае, если полное цитирование неуместно.

Правильно общения свой ответ необходимо печатать перед процитированным текстом.

При последующей переписке действуете таким же образом. Это необходимо, дабы любой участник беседы в любую секунду смог отыскать в памяти, о чем шла обращение.

Это правило касается большинства почтовых сайтов. Исключение (почта от Google). В ней ответ печатается в маленьком окне внизу, под содержанием взятого письма.

3. Неизменно здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на Вы

Любое сообщение направляться затевать с приветствия. И лучше, если оно будет личным. В случае если уместно, именуйте собеседника по имени, в другом случае по имени и отчеству. Если Вы пишете одному человеку, обращайтесь к нему на Вы с большой буквы.

Завершать письмо нужно конструкцией: С уважением, (имя фамилия либо имя отчество).

К примеру: Здравствуйте, Алексей Петрович. Пошлите, пожалуйста, соглашение Ивану Михайловичу. Буду Вам весьма признателен. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как возможно стремительнее

Чем раньше Вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально в течение нескольких часов. Но возможно и в течение нескольких дней. Чем продолжительнее тяните с ответом, тем хуже это отражается на Вашей репутации.

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании также направляться руководствоваться некоторыми правилами:

Пишите конкретно, но детально

Не заставляйте собеседника догадываться, что именно Вы имели в виду. В случае если неприятность неочевидна, обрисуйте ее как возможно подробнее: как Вы взяли тот итог, который имеете, чего как раз желаете достигнуть и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не свидетельствует, что необходимо показывать все детали в небольших подробностях. Опустите все лишнее — цените время другого человека.

Старайтесь писать коротко и по делу

Правила деловой переписки по электронной почте

Не требуется, к примеру, говорить о том, как поживает Ваша супруга, теща и другие родственники.

Что касается размера, то в совершенстве один экран (без прокрутки). Максимум — размер текста, умещающийся на странице формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически Запрещено

Злоупотреблять символами препинания

Правила деловой переписки по электронной почте

Достаточно одного восклицательного либо вопросительного символа. Не нужно их дублировать. Кроме этого не нужно злоупотреблять многоточием.

Я, в то время, когда получаю подобные письма, начинаю сомневаться в психическом здоровье их отправителя.

Правила деловой переписки по электронной почте

Пример нехорошего письма:

Применять различные шрифты, размер и цвет букв

Современные почтовые сайты и программы разрешают поменять эти параметры. Возможно выбрать какой-нибудь необыкновенный шрифт, расширить либо уменьшить буквы, раскрасить текст в различные цвета. Но в рабочий переписке это неуместно!

Лучше по большому счету ничего не поменять и покинуть всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что возможно, это выделить кое-какие слова полужирным либо курсивным начертанием. Но лишь в случае если это очень нужно!

Пример нехорошего письма:

Всякие радостные и грустные рожицы, цветочки и сердечки покиньте для личной переписки. В деловых письмах лучше по большому счету не применять смайлики ни текстовые, ни, тем более, картины.

Пример нехорошего письма:

Печатать текст большими буквами

Печатать текст громадными буквами в Интернете считается моветоном. Это относится как рабочий переписки, так и личной, и общения в соцсетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем, это относится как всего текста, так и отдельных слов.

За большие буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. Другими словами, в случае если у Вас все буквы набираются громадными, необходимо на нее один раз и отпустить.

Печать отдельных слов и всего текста большими буквами воспринимается как крик. А крик это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Тем более не печатайте громадными буквами Тему письма — это верх неуважения!

Само собой разумеется, Вы имеете возможность набирать кое-какие слова в тексте заглавными, но тогда собеседник воспримет это как намек, что он тупой. Пример:

В случае если Вам весьма нужно что-то выделить в тексте, уж лучше сделайте это при помощи полужирного либо курсивного начертания.

И еще весьма нужно избегать в теме письма слов Безотлагательно, Принципиально важно и других, высказывающих нетерпение.

Грамотность

Больная тема в Интернете. Каждое второе письмо, которое я получаю на свою почту, содержит неотёсанные грамматические ошибки. А о пунктуации по большому счету сказать ненужно хорошо, в случае если хоть какие-то знаки препинания присутствуют.

Неприятность кроме того не в том, что народ у нас малограмотный. Просто одни не являются носителями языка, другие же не хорошо могут печать на клавиатуре и допускают ошибки лишь исходя из этого. Многие, кстати, по причине не весьма хорошего зрения.

Не нужно относиться к этому через чур строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Пара несложных советов:

  • Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Дабы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
  • В конце каждого предложения обязана стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижем ряду справа (перед Shift).
  • Для печати запятой удерживайте Shift и надавите клавишу с точкой.
  • Не ставьте пробел перед запятой либо точкой. Пробел должен быть по окончании них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть может пользоваться текстовым процессором Word (Writer). Напечатайте сперва письмо в данной программе. Она подчеркивает красной линией ошибки и, надавив по такому слову правой кнопкой мышки, его возможно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для текста письма. Но перед вставкой направляться отключить форматирование, дабы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте для этого необходимо надавить на надпись Убрать оформление вверху.

В Яндекс.Почте кнопку Отключить оформление справа.

По окончании вставки оформление возможно опять включить.